Lorsqu'il s'agit du processus d'intégration, quelle est la première chose qui vous vient à l'esprit ? Pensez-vous qu'il s'agit d'un problème ou d'une corvée ?
Vous n'êtes pas seul.
Souvent, l'importance d'un processus d'intégration réussi est gravement sous-estimée dans les organisations parce qu'il représente beaucoup de travail, ou parce qu'on ne sait pas très bien qui doit s'en charger.
Cependant, un processus d'intégration réussi doit être pris au sérieux car il permet d'augmenter la productivité, de réduire les taux de rotation, d'accroître l'engagement des employés et de faire en sorte que les nouveaux embauchés soient rapidement opérationnels. Lorsque les employés sont engagés, "87 % d'entre eux sont moins susceptibles de quitter leur entreprise. Ils sont cinq fois moins susceptibles de quitter leur entreprise que ceux qui ne sont pas engagés"(Inc.). En d'autres termes, l'intégration peut être le facteur décisif pour qu'un employé reste dans votre entreprise ou la quitte.
Pourquoi un processus d'intégration solide est-il important ?
"Un processus d'intégration solide peut améliorer la rétention des nouveaux employés de 82 %(Brandon Hall Group, 2015). En optimisant votre processus d'intégration des employés, vos nouveaux employés commenceront à se sentir valorisés au sein de l'organisation et vous aideront également à les fidéliser. Un processus d'intégration réussi peut :
- Améliorer la rétention
- Augmenter la productivité
- Stimuler la croissance des entreprises
Quelle est la différence entre l'onboarding et l'orientation ?
Comment créer un processus d'intégration réussi
En définissant précisément ce à quoi vous souhaitez que votre processus d'intégration ressemble, vous pourrez vous concentrer sur un plan de mise en œuvre adéquat.
Voici quelques exemples de questions clés que vous pouvez vous poser :
- À quel moment le processus doit-il commencer ?
- Lorsqu'ils quittent l'entreprise après leur premier jour, quelle impression voulez-vous donner à vos nouveaux employés ?
- Qu'ont-ils besoin d'apprendre sur la culture de votre entreprise ?
- Les nouvelles recrues ont-elles des objectifs spécifiques ?
- Parmi vos employés actuels, lesquels joueront un rôle dans le processus d'intégration ?
- Combien de temps doit durer votre processus d'intégration ?
- Comment allez-vous suivre la réussite du processus d'intégration et obtenir un retour d'information ?
Une fois que vous avez réfléchi à l'aspect que vous souhaitez donner à votre processus, il est temps de penser aux éléments essentiels qui doivent être accomplis avant ou pendant la première semaine. Il peut s'agir de
- Obtenir la signature de tous les documents nécessaires avant le premier jour.
- leur envoyer à l'avance les options de prestations parmi lesquelles ils peuvent choisir
- accueillir personnellement les candidats à la réception ou à l'entrée pour leur faire visiter les locaux - si le poste n'est pas à distance
- Les faire bénéficier d'une note de bienvenue personnalisée ou d'un message de la part de leur supérieur hiérarchique
- Veiller à ce que le nouvel employé reçoive l'équipement nécessaire avant le premier jour - s'il est au bureau, s'assurer que tout est installé et prêt à fonctionner.
- Fournir une formation adaptée au rôle spécifique de chaque nouvel employé et à la formation de base de l'entreprise.
- Associer chaque nouvel employé à un mentor au sein de l'entreprise
- Prévoyez des rencontres régulières au cours des deux premiers mois afin de suivre les progrès réalisés et de contrôler la façon dont ils s'adaptent à leur nouvelle carrière.
- Demandez-leur leur avis sur le processus d'intégration afin de voir comment vous pouvez l'améliorer.
Les trois domaines clés du processus d'intégration
Après avoir réfléchi à l'aspect que vous souhaitez donner à votre processus d'intégration et à ce qu'il doit contenir, essayez de le diviser en trois domaines clés, ce qui facilitera quelque peu la gestion par votre équipe RH. Ces trois domaines sont : l'organisation, le technique et le social, mais qu'est-ce qui entre dans chacune de ces catégories ? Jetons un coup d'œil !
Processus d'intégration organisationnelle
Objectif : Leur apprendre comment les choses fonctionnent et les aider à s'adapter aux valeurs et aux normes de l'organisation.
- S'assurer que les documents sont complets avant le premier jour
- Créez un profil d'employé dans votre logiciel RH
- Accorder l'accès au courrier électronique et aux autres outils de travail dont ils auront besoin
- Préparez le poste de travail du nouvel employé s'il se trouve au bureau ou envoyez-lui tout l'équipement avant son premier jour afin de vous assurer qu'il dispose du matériel nécessaire pour commencer s'il se trouve à distance.
- Organiser des sessions de formation essentielles
- Fournir un programme pour le premier jour
- Fournir tous les documents pertinents tels que les politiques de l'entreprise, les guides culturels, les guides de marque, etc.
Processus d'intégration technique
Objectif : Définissez ce à quoi ressemble la réussite dans leur nouveau rôle et donnez à vos nouveaux employés des objectifs clairs et réalisables afin de partager des attentes réalistes.
- Décrire les responsabilités professionnelles
- Fixer des objectifs clairs et réalisables
- Organiser des sessions de formation spécifiques à l'emploi
- Prévoir des séances hebdomadaires de contrôle et de coaching avec leur responsable pour suivre les progrès et répondre aux questions.
Processus d'intégration sociale
Objectif : Aider les nouveaux embauchés à nouer des relations avec les membres de leur équipe afin qu'ils se sentent moins isolés et plus confiants.
- Annoncer le nouvel employé à l'entreprise et demander aux employés de se connecter avec lui sur LinkedIn.
- leur assigner un mentor ou mettre en place un programme de jumelage
- Organiser des réunions avec les membres clés de l'équipe pour les présenter
La dernière étape : Demander un retour d'information
L'une des étapes les plus importantes consiste à demander l'avis des employés qui ont suivi votre processus d'intégration. Votre processus d'intégration des employés n'est pas figé et devra constamment être mis à jour pour fonctionner au mieux au sein de votre organisation.
Voici quelques questions clés que vous pouvez poser :
- Quelle est la chose que nous aurions pu faire différemment au cours de votre première journée ? De la première semaine ?
- Le rôle correspond-il à vos attentes ? Quelles sont les disparités ?
- Que souhaiteriez-vous que l'on fasse différemment pendant le processus d'intégration ?
- Vous sentez-vous le bienvenu et intégré dans la culture de l'entreprise ?
- Quelles sont les difficultés que vous rencontrez actuellement ?
- Pensez-vous avoir reçu une formation adéquate sur les logiciels et les outils appropriés ? Y a-t-il un sujet sur lequel vous auriez souhaité une formation plus approfondie ?
- Souhaitez-vous nous faire part d'autres commentaires ?
Conclusion
Nous savons que le processus d'intégration des employés peut parfois sembler insurmontable. Cependant, nous pensons qu'avec les informations ci-dessus et en divisant le processus en domaines clés gérables, vous pouvez développer et optimiser votre plan pour créer et retenir des employés heureux et productifs.
